Ваш руководитель сообщил вам, что подписывать МЧД на сотрудников он не будет и точка?
У этого могут две быть причины:
- Это не мое дело, для этого есть специально назначенные сотрудники (Обычно это замы, юристы, специалисты по МЧД и так далее);
- Я свой ключ КЭП никому не дам — знаю, что можно все потерять. (Это, кстати, очень правильный подход, потерять все действительно можно).
Что делать в такой ситуации?
В любом случае в первую очередь разговаривать с руководителем, выяснять истинную причину, разъяснять текущую ситуацию и предлагать варианты.
Про ситуацию:
С сентября 2024 останется только два варианта подписания электронных документов.
КЭП Руководителя и КЭП сотрудника как физического лица + МЧД.
Сейчас, конечно, у многих еще есть сертификаты сотрудников, которые позволяют работать без МЧД, но откладывать переход на последний день никакого смысла нет.
100% лучше подготовиться и все настроить заранее.
Если электронных документов и отчетов немного, руководитель сам может подписать все своей КЭП.
НИКОМУ ничего не отдает, а сам все подписывает.
Это хороший и правильный вариант.
У него только один недостаток — его невозможно масштабировать.
Если документов будет много, руководитель потратит весь рабочий день на работу с ними.
Что, мягко говоря, неправильно.
Задача руководителя все же не в личном подписании всех документов от имени компании.
Тут, конечно, очень просится отдать ключи КЭП руководителя «правильным» сотрудникам и пусть они производят подписания.
Или сделать копию ключа КЭП и раздать еще большему количеству «правильных» сотрудников.
НО НЕТ! ТАК НЕЛЬЗЯ ДЕЛАТЬ НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ!!!
До поры до времени сотрудник «правильный», а потом — раз! — и нет бизнеса, заработанных денег и репутации.
А еще и личного имущества вдобавок.
НЕТ, НЕТ И НЕТ! Одумайтесь сразу. Рассмотрите вариант с МЧД.
В соответствии с Гражданским Кодексом РФ существует такая норма как Доверенность.
Именно она призвана помочь руководителю в делегировании его задач перед третьими лицами.
И, в частности, для подписания электронных документов придумана машиночитаемая доверенность (МЧД).
И казалось бы, все можно сделать красиво, правильно и безопасно.
Руководитель назначает ответственных сотрудников, выписывает им МЧД с передоверием — ну то есть, да, сколько-то МЧД все равно подписать руководителю нужно будет, но это все равно сильно меньше документов, чем обычно — и далее уже эти сотрудники выполняют назначенные на них задачи.
Решают сами или делегируют другим сотрудникам.
Но, к сожалению, есть особенности использования МЧД с передоверием.
НПА: ” ГК РФ Статья 187. Передоверие.
3. Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.
Правило о нотариальном удостоверении доверенности, выдаваемой в порядке передоверия, не применяется к доверенностям, выдаваемым в порядке передоверия юридическими лицами, руководителями филиалов и представительств юридических лиц”.
Единый формат (003) МЧД на сегодняшний день позволяет наделить уполномоченного правами.
При этом уполномоченным может быть:
- физическое лицо. При этом передоверие требует нотариального удостоверения, в том числе даже если указали должность сотрудника. Т.е цепочка ЮЛ-ФЛ-ФЛ – требует участия нотариуса (денег);
- юридическое лицо или филиал юридического лица. В этом варианте в соответствии с ГК нотариальное удостоверение не требуется, но в формате не предусмотрели возможность указать данные сотрудника этого ЮЛ или филиала, кому полномочия передаются. А если не указано, то по умолчанию - это лицо, действующее от имени ЮЛ без доверенности, а это собственно тот, кто эту МЧД и выдает. Все. Круг замкнулся.
Конечно, можно просто взять и добавить эти недостающие поля в МЧД, но, вероятнее всего, принимающая сторона не сможет их прочитать, распознать и соответственно принять правильно такую МЧД. Пока тут тупик.
Условным выходом может являться использование предыдущего переходного формата 002, но уже все больше и больше ФОИВ и коммерческих организаций переходят на прием МЧД ТОЛЬКО в едином (003) формате и потому это будет временный вариант, который просто немного отложит решение вопроса в целом.
Так как же поступать в сложившейся ситуации?
Наше мнение — отказаться от истории с передоверием в рамках своей компании в пользу подписания всех нужных МЧД лично руководителем.
Во-первых, это не сложно — технически это всего одна кнопка.
Во-вторых, если руководитель сам не хочет вникать в тексты полномочий и т.п., то для МЧД существует режим согласования (собственно, как и для обычной бумажной доверенности), когда МЧД для подписания попадает руководителю только после согласования им же назначенными сотрудниками.
И дальше – одна кнопка...
А если таких МЧД 100 — эта также одна кнопка.
Можно просто взять и подписать сразу всю тысячу подготовленных и согласованных МЧД.
В общем, все проще чем кажется, но что-то придется поменять.
Просто выбирайте правильные и перспективные сервисы для работы с МЧД в любой компании.
А еще мы готовы обсуждать эту тему и искать варианты для комфортной работы...
Текст предоставлен нашим партнёром, компанией НТСсофт.
Для заказа и уточнения интересующей информации свяжитесь с нами удобным способом – Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. или по телефону 8(8617)30-62-04.
